Seja grande ou pequeno, ter um negócio próprio envolve muitas etapas para atingir o sucesso do mesmo. Um deles é o controle de estoque. Você sabia que boa parte dos prejuízos está em não saber como cuidar de seus insumos? Seja qual for o ramo de atuação, é preciso ter o controle de estoque para melhorar seus lucros.

controle de estoque

Imagine que você tem uma hamburgueria. E, logo no início da noite, acaba o seu pão. Isso significa que não será possível fazer novos lanches naquela noite. Como consequência, venderá menos e ainda abrirá caminho para seus clientes conhecerem seus concorrentes. 

Há ainda outro problema. Se você tiver um grande número de pães estocados e não vender tantos lanches, o pão fica velho para o outro dia. E, ninguém gosta de pão amanhecido, não é mesmo? 

Por esses e outros motivos, o controle de estoque torna-se tão importante. Para de ajudar a fazê-lo de maneira adequada, continue com a leitura desse texto:

Controle de estoque: por que fazer?

Acredito que você já saiba da importância de ter um estoque bem controlado. Mas, para ter certeza dos malefícios e prejuízos, vou citá-los todos aqui, ok?

Primeiramente, um estoque vazio significa sem produtos finais para serem vendidos. Mas, o contrário também causa prejuízos. O acúmulo de produtos no estoque é perigoso, já que os itens podem estragar ou vencer. Inclusive, você sabia que produto parado em estoque é dinheiro parado?

Em ambos os casos o resultado é dinheiro perdido e menos lucros para você. Pode até mesmo gerar prejuízos. O ideal é ter um número certeiro de itens estocados e, isso vale para qualquer segmento.

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Isso evita que falte produtos na hora que você mais precisa e também que estrague os itens que você já tem. Proporciona, além dessas, outras vantagens:

  • Saber quanto de cada item tem disponível;
  • Saber quanto você investiu nos itens que ainda estão em estoque;
  • Saber quantos e quais itens precisam comprar;
  • Descobrir quais itens tem mais saída;
  • Descobrir quais itens saem mais em determinadas épocas do ano.

Como controlar o estoque e aumentar os lucros?

Agora que você já compreende perfeitamente os motivos de controlar o seu estoque, vamos direto ao ponto: como fazê-lo?

Basicamente, o controle de estoque é feito através de uma ficha cadastral ou até um sistema próprio para estoque. Seja qual for o método escolhido por você, é fundamental que seja registrada tanto a entrada quanto a saída de todos os itens. Dessa forma, é bem simples saber o que tem ou o que está faltando.

Outro ponto importante é conferir, de tempos em tempos, se a ficha está batendo com os itens que estão guardados. 

Ficha de estoque ou software de gestão

Existem alguns softwares de gestão de estoque que otimizam todo esse processo, automatizando-o. É necessário cadastrar os itens dentro do sistema e, toda vez que retirar algum, informá-lo. Isso permite que o próprio sistema controle todo o estoque para você.

A maioria emite relatório de tudo o que você tem ou não guardando. Informa a quantidade de cada item foi retirado ou ainda está em estoque. Avisa também quando algum item está acabando. Bem prático, não é mesmo?

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Entretanto, os bons softwares são pagos. Alguns mais caros que outros, mas vale muito a pena, principalmente se o seu negócio está crescendo e/ou se você trabalha com muitos produtos diferentes, com boa movimentação no mercado. É interessante também para lojas que tenham um fluxo maior de funcionários.

Se você ainda está começando, trabalha sozinho ou com um ou dois funcionários, pode optar pela maneira mais tradicional de controlar estoque: através de uma ficha feita a mão, ou ainda digital, utilizando uma planilha, por exemplo.

Apesar de mais trabalhoso, esse método é bom para quem está no começo e ainda não tem um grande estoque de produtos. Ajuda na organização e contribui consideravelmente na hora das compras de insumos. 

O interessante é que você escolha o método que mais se adéqua ao seu estilo de trabalho e volume de estoque.

O que precisa ter na ficha cadastral de controle de estoque?

Os dados básicos dos produtos estocados. Se você já tem um estoque, faça um inventário dos itens que já tem, catalogando todos os itens que estão lá. Se ainda não tem, faça esse cadastro assim que comprá-los.

As informações que devem ser inseridas na ficha são:

  • Nome do item;
  • Código e descrição;
  • Quantidade de itens que entrou, saída e saldo de mercadoria;
  • Estoque mínimo (número mínimo de unidades que devem estar no estoque);
  • Data de entrada dos itens;
  • Data de saída de cada item;
  • Valor do custo de entrada, de saída e do estoque atual;
  • Valor do custo médio e anual da mercadoria.

Para quem está começando e nunca fez controle de estoque, comece com os seguintes dados básicos:

  • Item;
  • Descrição;
  • Quantidade de itens comprados;
  • Quantidade de itens de saída;
  • Quantidade de itens ainda em estoque.

Treine todos os colaboradores

Se você trabalha sozinho, por enquanto não precisará seguir essa dica. Mas, assim que contratar seu primeiro funcionário, será fundamental treiná-lo quanto ao controle de estoque e a forma como você administra a entrada e saída de produtos.

Para quem tem uma grande equipe, é interessante ter um líder para auxiliar nessa função. Dessa forma, ele irá se responsabilizar pela verificação de rotina do estoque. Todos os funcionários quem tem acesso ao estoque devem saber como lançar uma saída ou entrada de qualquer tipo de item.

Organize as quantidades de cada item

Como empreendedor, você deve ter notado que alguns itens são vendidos mais facilmente que outros. Logo, os produtos de maior saída devem ser adquiridos em maior quantidade. 

controle de estoque

Contudo, atente-se há alguns pontos como a validade do item e o tempo médio que ele permanece estocado. Isso evita que você acaba comprando demais ou de menos.

Quando a compra não é planejada, é natural que o estoque acaba abarrotado de algum determinado item que não possui tanta saída. E, estoque parado é o mesmo que dinheiro parado. Se isso aconteceu com você, procure maneiras de promover esses itens em maior quantidade nas prateleiras.

Faça promoções de vendas, ofereça descontos ou até mesmo brindes. Dessa forma você consegue desencalhar esses itens e renovar o seu estoque. Mesmo que ofereça descontos e, com uma margem de lucro menor, é melhor vendê-los do que deixar ocupando espaço. Ou pior: ter esses produtos estragados em seu negócio.

Seja rígido com o controle de estoque

Pode parecer bobagem, mas a rigidez no controle de estoque permite que você economize bastante investimento. Também ajuda a melhorar os produtos que você irá comprar e até mesmo a organizar melhor suas estratégias de venda, de acordo com os itens disponíveis.

Se tem colaboradores, cobre deles essa mesma rigidez. Deixe claro a importância de uma gestão e como ela deve ser feita. Isso contribuirá para que o seu negócio flua melhor e que seus lucros aumentem.

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